Direktoratet for forvaltning og IKT, DIFI;Siw Midtgård Meckelborg v0.9: Draft for review

1. Introduksjon

Denne veiledning er en av flere veiledere som beskriver hvordan EHF faktura og kreditnota skal benyttes i ulike bransjer i det norske markedet.

1.1. Formål

Formålet med dette dokumentet er å beskrive og presisere bruk av EHF faktura og kreditnota for finansnæringen i Norge.

Med finansnæringen mener vi banker, forsikringsselskap, kredittforetak og finansieringsselskap.

1.2. Fakturatyper

Følgende typer av fakturaer har prosjektet funnet i bruk i finansnæringen, og disse er analysert videre for å spesifisere informasjonsbehov og hvordan dette informasjonsbehovet kan dekkes i en EHF faktura eller kreditnota.

De ulike fakturatypene gjennomgås i egne kapitler, med beskrivelser og eksempler på utfylling i EHF.

  1. Fakturering av kredittkort

  2. Leasing

    • Vanlig leasing

    • Avslutningsfaktura

    • Fakturaer for interimsleie og renter før start

  3. Lån

    • Næringslån med pant i eiendom

  4. Factoring

  5. Direct debit

  6. Salgsfaktura

    • Lagerfinansiering

    • Ad-hoc faktura

2. Kredittkort

Finanstilsynet har laget nye retningslinjer for fakturering av kredittkort der kortselskapene som hovedregel skal fakturere kunden for totalt utestående kreditt, men med mulighet for kunden til å avtale et lavere beløp. Retningslinjene er spesifisert i Rundskriv 10/2016 fra Finanstilsynet, og finnes her: http://www.finanstilsynet.no/Global/Venstremeny/Rundskriv_vedlegg/2016/2_kvartal/Rundskriv10_2016_fakturering_av_kredittkort.pdf

I de nye retningslinjene går det klart frem at:

  1. Kortselskapet ikke kan øke kredittrammen uten etter søknad fra kunden, og at det alltid bør avslå en søknad om kredittkort om kredittvurderingen er negativ.

  2. Opplysningen i kontoutskriften skal stå på fakturaen eller i et vedlegg til fakturaen. Opplysningen skal gis hver måned, og opplysningene skal være godt synlige.

  3. På alle fakturasystem skal beløpsfeltet på fakturaen vise samlet utestående kreditt. Kunden skal gis informasjon på fakturaen om at beløpet kan endres til et lavere beløp og hvilket beløp som minimum må betales.

  4. Alle fakturaer der kunden har utestående kreditt, skal inneholde en tabell som viser kostandene ved ulike betalingsordninger.

Eksempel på utfylling av EHF faktura for kredittkort
        <cac:PaymentTerms>
                <cbc:Note>Beløp til betaling kan endres til lavere beløp</cbc:Note> (1)
        </cac:PaymentTerms>
        <cac:PaymentTerms>
                <cbc:Note>Minste beløp til betaling er NOK 300,-</cbc:Note>
        </cac:PaymentTerms>
...
        <cac:LegalMonetaryTotal>
                <cbc:LineExtensionAmount currencyID="NOK">1000.00</cbc:LineExtensionAmount>
                <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="NOK">1000.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
                <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="NOK">1250.00</cbc:TaxInclusiveAmount>
                <cbc:PayableAmount currencyID="NOK">1250.00</cbc:PayableAmount>                (2)
        </cac:LegalMonetaryTotal>
...
1 Angivelse av at betalbart beløp og minste beløp til betaling gjøres i elementet PaymentTerms
2 Betalbart beløp for fakturaen settes til samlet utestående kreditt

3. Leasing - faktura for terminleie

Med leasing-faktura menes fakturaer for innkreving av terminleie for avtalt leieperiode. Her dekkes også leasingfakturaer som er delvis betalt samt leasing med startleie.

Prosjektgruppen har også sett på fakturaer for interimsleie og renter før start, samt på Avslutningsfaktura / utkjøpsfaktura. Disse typene av fakturaer anses å være undertyper av generelle leasingfakturaer, og gruppen har ikke funnet at disse har ytterligere informasjonsbehov annet enn det som er skissert under.

3.1. Informasjonsbehov

3.1.1. Leasingobjektet

Det er et behov og ønske om å angi informasjon om leasingobjektet på en strukturert måte i EHF, og følgende er prosjektgruppens anbefaling.

Informasjon om leasing-objektet bør ikke legges i fritekst-felter, men heller angis som tilleggsdokumentasjon, for å muliggjøre automatisering.

Det anbefales å benytte elementet AdditionalDocumentReference, med DocumentType = ATS for å angi fakturert objekt/leasing objekt. Koden ATS er hentet fra UN/CEFACTs kodeliste 1153, og er koden for External object reference.

Biler/kjøretøy med registreringsnummer

For leasing av biler eller andre kjøretøy med registreringsnummer, anbefaler vi å oppgi både typen kjøretøy, samt registreringsnummeret. Registreringsnummeret angis med koden ABZ (Vehicle licence number) fra UN/CEFACTs kodeliste 1153. .

Eksempelet under viser hvordan man kan angi at leasingobjektet er en Ford Mondeo, med registreringsnummer AB12345:

Eksempel leasing av bil
   <cac:AdditionalDocumentReference>
      <cbc:ID>Ford Mondeo</cbc:ID>
      <cbc:DocumentType>ATS</cbc:DocumentType> (1)
   </cac:AdditionalDocumentReference>
   <cac:AdditionalDocumentReference>
      <cbc:ID>AB12345</cbc:ID> (3)
      <cbc:DocumentType>ABZ</cbc:DocumentType> (2)
   </cac:AdditionalDocumentReference>
1 ATS = fakturaobjekt (External object reference)
2 ABZ = registreringsnummer
3 Selve registreringsnummeret oppgis i ID.
Anleggsmaskiner uten registreringsnummer

Ved leasing av anleggsmaskiner som ikke har registreringsnummer eller serienummer, angis kun en instans av AdditionalDocumentReference:

Eksempel leasing av anleggsmaskiner
<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>Caterpiller D6R LGP Dozer<cbc:ID> (1)
<cbc:DocumentType>ATS</cbc:DocumentType> (2)
</cac:AdditionalDocumentReference>
1 Betegnelse på anleggsmaskinen
2 DocumentType settes til ATS for å angi at dette er leasingobjektet
Anleggsmaskiner med serienummer

For anleggsmaskiner med serienummer benyttes to forekomster av AdditionalDocumentReference. Selve objektet angis som i eksempelet over, mens serienummer angis i andre forekomst. med DocumentType satt til SE (Serial number ihht UN/CEFACTs kodeliste 1153).

Eksempel 2 leasing av anleggsmaskiner
<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>Volvo EC460 BLC<cbc:ID>
<cbc:DocumentType>ATS</cbc:DocumentType>
</cac:AdditionalDocumentReference>

<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>80398</cbc:ID> (1)
<cbc:DocumentType>SE</cbc:DocumentType> (2)
</cac:AdditionalDocumentReference>
1 Serienummeret angis i ID
2 DocumentType settes til verdien SE
Skip med registreringsnummer

Ved leasing av skip med registreringsnummer, benyttes også to forekomster av AdditionalDocumentReference, der den første angir benevnelsen/typen av leasingobjektet og den andre angir skipets registreringsnummer.

Eksempel leasing av skip
<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>Stinger 1100Z-DPH Lasteskip<cbc:ID> (1)
<cbc:DocumentType>ATS</cbc:DocumentType> (2)
</cac:AdditionalDocumentReference>

<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>LK1234</cbc:ID> (3)
<cbc:DocumentType>ABZ</cbc:DocumentType> (4)
</cac:AdditionalDocumentReference>
1 Skipets benevnelse/type
2 ATS for å angi fakturaobjekt
3 Skipets registreringsnummer
4 ABZ = registreringsnummer
Software og Server løsninger

I tilfeller med leasing av software, servere eller annet IT-utstyr, henvises det oftest til ordrenummer/PO nummer, og ikke til et konkret leasingobjekt. I AdditionalDocumentReference henvises det derfor kun til ordrenummeret, og dette angis i OrderReference.

Eksempel leasing av software
<cac:OrderReference>
        <cbc:ID>PO_12345</cbc:ID>
</cac:OrderReference>

...

<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>Se ordrenummer<cbc:ID>
<cbc:DocumentType>ATS</cbc:DocumentType>
</cac:AdditionalDocumentReference>

3.1.2. Fakturaperiode

I en leasingfaktura er det ofte behov for å angi ulike fakturaperioder på ulike fakturalinjer. Derfor angis oftest fakturaperioden på linjenivå, ikke på dokumentnivå.

Fakturaperioden angis i elementet InvoicePeriod slik:

Eksempel fakturaperiode på linje
   <cac:InvoiceLine>
      <cbc:ID>1</cbc:ID>
...
      <cac:InvoicePeriod>
         <cbc:StartDate>2016-05-01</cbc:StartDate>
         <cbc:EndDate>2016-05-31</cbc:EndDate>
      </cac:InvoicePeriod>
...

3.1.3. Ordrenummer

Ordrenummer angis i elementet OrderReference.

Eksempel ordrenummer
   <cac:OrderReference>
      <cbc:ID>PO_123456</cbc:ID>
   </cac:OrderReference>

3.1.4. Gebyr

En leasingavtale innebærer også ofte at det skal betales en del gebyrer, bl.a termingebyr.

EHF har egne elementer for å angi gebyrer, og disse skal også benyttes for å angi gebyrer knyttet til en leasingfaktura.

Videre detaljer om gebyr (og rabatter), finnes i EHF implementasjonsguide kap.6.2 og i meldingstabellen

Eksempelet under viser angivelsen av et termingebyr på kr. 65,-

   <cac:AllowanceCharge>
      <cbc:ChargeIndicator>true</cbc:ChargeIndicator> (1)
      <cbc:AllowanceChargeReason>Termingebyr</cbc:AllowanceChargeReason> (2)
      <cbc:Amount currencyID="NOK">65.00</cbc:Amount> (3)
      <cac:TaxCategory> (4)
         <cbc:ID schemeID="UNCL5305">S</cbc:ID>
         <cbc:Percent>25.00</cbc:Percent>
         <cac:TaxScheme>
            <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
         </cac:TaxScheme>
      </cac:TaxCategory>
   </cac:AllowanceCharge>
1 true for gebyrer (false for rabatter)
2 Beskrivelse av gebyr
3 Gebyr-beløp
4 MVA-kategori

3.2. Eksempelfil

Fullstendig EHF eksempelfil finnes vedlagt som Leasing_Forskudd.xml

4. Lån - faktura for termin-innkreving

Med lånefakturaer menes fakturaer for innkreving av terminbeløp som forfaller (renter og/eller avdrag).

I en lånefaktura bør det oppgis informasjon om det objektet lånet er tatt opp på, samt lånenummer. Typisk vil en lånefaktura bestå av fakturalinjer for renter og avdrag. Og i tillegg påløper det også ofte ett gebyr eller to.

4.1. Informasjonsbehov

4.1.1. Lånenummer

Lånenummer er viktig informasjon ved fakturering av lån, og da låneavtalen anses å være den bindende kontrakten mellom partene, angis lånenummer i elementet for kontraktsnummer, altså i ContractDocumentReference, slik:

Eksempel lånenummer
   <cac:ContractDocumentReference>
      <cbc:ID>12345-455</cbc:ID>
   </cac:ContractDocumentReference>

4.1.2. Objektreferanser

Låneobjektet angis (på samme måte som for leasing) i AdditionalDocumentReference, med DocumentType = ATS.

Lån på eiendom

Ved fakturering av terminbeløp for lån på eiendom, er det anbefalt å legge inn gårds- og bruksnummer som objektreferanse.

Eksempel lån med pant i fast eiendom
   <cac:AdditionalDocumentReference>
      <cbc:ID>Gnr/bnr: 245/17</cbc:ID> (1)
      <cbc:DocumentType>ATS</cbc:DocumentType>
   </cac:AdditionalDocumentReference>
1 Gårds- og bruksnummer
Lån på biler/kjøretøy med registreringsnummer

Angivelse av låneobjektet ved lån på biler/kjøretøy, er identisk som ved leasing av tilsvarende objekt. Se under:

Eksempel lån på bil
   <cac:AdditionalDocumentReference>
      <cbc:ID>Ford Mondeo</cbc:ID>
      <cbc:DocumentType>ATS</cbc:DocumentType> (1)
   </cac:AdditionalDocumentReference>
   <cac:AdditionalDocumentReference>
      <cbc:ID>AB12345</cbc:ID> (3)
      <cbc:DocumentType>ABZ</cbc:DocumentType> (2)
   </cac:AdditionalDocumentReference>
1 ATS = fakturaobjekt (External object reference)
2 ABZ = registreringsnummer
3 Selve registreringsnummeret oppgis i ID.
Lån på anleggsmaskiner

Ved fakturering av terminbeløp på lån på anleggsmaskiner, angis selve maskin-beskrivelsen som objekt (samme som for leasing av tilsvarende objekt), og dersom det er maskiner med serienummer, angis dette med DocumentType= SE

<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>Volvo EC460 BLC<cbc:ID>
<cbc:DocumentType>ATS</cbc:DocumentType>
</cac:AdditionalDocumentReference>

<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>80398</cbc:ID> (1)
<cbc:DocumentType>SE</cbc:DocumentType> (2)
</cac:AdditionalDocumentReference>
1 Serienummeret angis i ID
2 DocumentType settes til verdien SE

4.1.3. Gebyr

De langt fleste lån har ulike gebyrer knyttet til seg, bl.a termingebyr.

EHF har egne elementer for å angi gebyrer, og disse skal også benyttes for å angi gebyrer knyttet til en lånefaktura/ termininnkreving.

Videre detaljer om gebyr (og rabatter), finnes i EHF implementasjonsguide kap.6.2 og i meldingstabellen.

Eksempelet under viser angivelsen av et termingebyr på kr. 100,-

Eksempel gebyr
   <cac:AllowanceCharge>
      <cbc:ChargeIndicator>true</cbc:ChargeIndicator> (1)
      <cbc:AllowanceChargeReason>Termingebyr</cbc:AllowanceChargeReason> (2)
      <cbc:Amount currencyID="NOK">100.00</cbc:Amount> (3)
      <cac:TaxCategory> (4)
         <cbc:ID schemeID="UNCL5305">E</cbc:ID>
         <cbc:Percent>0.00</cbc:Percent>
         <cac:TaxScheme>
            <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
         </cac:TaxScheme>
      </cac:TaxCategory>
   </cac:AllowanceCharge>
1 true for gebyrer (false for rabatter)
2 Beskrivelse av gebyr
3 Gebyr-beløp
4 MVA-kategori

4.2. Eksempelfil

Fullstendig EHF eksempelfil finnes vedlagt som Loan.xml

5. Factoring

Med factoringfaktura menes at tredjepart (faktor) har overtatt kundefordringene, og denne utsteder fakturaen og angis som betalingsmottaker på fakturaen (PayeeParty)

Det er også viktig å merke seg at det kan forekomme factoring både for leasing, lån og vanlige salgsfakturaer.

5.1. Informasjonsbehov

5.1.1. Fakturatype

For at mottaker skal kunne legge tilrette for automatiserte prosesser, skal fakturatype settes til verdien "393" som står for "factored invoice".[1]

Fakturatype angis i elementet InvoiceTypeCode slik:

Eksempel fakturatype factoring
    <cbc:InvoiceTypeCode listID="UNCL1001">393</cbc:InvoiceTypeCode>

5.1.2. Betalingsmottaker

En factoringfaktura er som spesifisert over, en faktura der betalingsmottaker er en annen part enn selger/leverandør. I en slik faktura, angis selger som vanlig i AccountingSupplierParty, mens betalingsmottaker (faktor) angis i elementet PayeeParty:

Videre beskrivelse av ulike parter i en faktura finner du i EHF implementasjonsguide kap 6.1.

Eksempel på betalingsmottaker
    <cac:PayeeParty>
        <cac:PartyIdentification>
            <cbc:ID schemeID="GLN">9876543234567</cbc:ID>
        </cac:PartyIdentification>
        <cac:PartyName>
            <cbc:Name>Faktoringselskap</cbc:Name>
        </cac:PartyName>
        <cac:PartyLegalEntity>
            <cbc:CompanyID schemeID="NO:ORGNR">987678567</cbc:CompanyID>
        </cac:PartyLegalEntity>
    </cac:PayeeParty>

5.2. Eksempelfil

Fullstendig EHF eksempelfil finnes vedlagt som Factoring.xml

6. Salgsfaktura

Generelle salgsfakturaer har ingen spesifikke informasjonskrav utover det som er angitt i EHF Implementasjonsguide.

Følgende varianter håndteres på samme måte som en "ordinær" salgsfaktura:

  • Rentefaktura / forsinkelsesrente

  • Varelagerfinansiering

  • Ad-hoc faktura

    • Avgiftsfaktura

    • Ekstraordinære innbetalinger

6.1. Eksempelfil

Fullstendig EHF eksempelfil finnes vedlagt som Forsinkelsesrente.xml

7. Kreditnota

Anbefalingene gitt i denne veiledningen er også gyldig for kreditnotaer. Slik at kreditering av en lånefaktura vil inneholde de samme elementene som angitt for en lånefaktura.

En EHF Kreditnota har i all hovedsak de samme informasjonselementene som en faktura, med unntak av at kreditnota har egne element for å oppgi referanse til tilhørende fakturaer eller kreditnotaer (BillingReference)

Eksempel leasing av bil
   <cac:BillingReference>
      <cac:InvoiceDocumentReference>
         <cbc:ID>INV_123</cbc:ID> (1)
      </cac:InvoiceDocumentReference>
   </cac:BillingReference>
1 Fakturanummer

7.1. Eksempelfil

Fullstendig EHF eksempelfil finnes vedlagt som CreditNote.xml

8. Direct debit

Direkt debit kalles også ofte for "netting", og innebærer at selger/leverandør trekker penger direkte fra konto hos kunde/kjøper.

Direct debit /netting vil antagelig bli mer brukt i tiden fremover, da dette er en egen definert betalingstype i SEPA, kalt SEPA direct debit.

Direct debit/netting kan forekomme for alle typer fakturaer, og fakturaer bør derfor følge anbefalinger gitt i øvrige kapitler i dette dokumentet.

8.1. Informasjonsbehov

8.1.1. Betalingsmåte

Ved en direct debit/netting, er det viktig at dette er tydeliggjort i elementet for betalingsmåte ved å sette betalingsmåte til koden 49, PaymentMeans:

<cac:PaymentMeans>
   <cac:PaymentMeans>
      <cbc:PaymentMeansCode listID="UNCL4461">49</cbc:PaymentMeansCode> (1)
      <cbc:PaymentDueDate>2016-05-21</cbc:PaymentDueDate>
      <cbc:PaymentID>1234567890977</cbc:PaymentID>
      <cac:PayeeFinancialAccount>
         <cbc:ID schemeID="BBAN">99991088888</cbc:ID>
         <cac:FinancialInstitutionBranch>
            <cbc:ID>9710</cbc:ID>
            <cac:FinancialInstitution>
               <cbc:ID schemeID="BIC">DNBANOKK</cbc:ID>
            </cac:FinancialInstitution>
         </cac:FinancialInstitutionBranch>
      </cac:PayeeFinancialAccount>
   </cac:PaymentMeans>
1 Kode for betalingsmåte, PaymentMeansCode, skal ha verdien 49 ved direct debit. (Se kodeliste UNCL4461)

8.2. Eksempelfil

Fullstendig EHF eksempelfil finnes vedlagt som Direct_debit.xml

9. Referanser


1. I henhold til kodeliste UNCL 1001